Dokument på rätt sätt

I mina senaste inlägg har jag velat göra det för troligt att när det gäller att kommunicera, förklara, designa, lösa problem, undervisa och liknande aktiviteter är konversation ansikte mot ansikte vida överlägset att någon skriver och någon annan senare läser ett dokument. Faktum är att vi ofta kan se det sistnämnda som svinn, det vill säga ett slöseri med våra begränsade resurser. Det finns effektivare sätt att kommunicera och få fram det vi vill.

Dokument då, menar jag att de är helt värdelösa? Nej, det är de verkligen inte! Det skrivna ordet har flera fördelar:

  • minne
  • struktur
  • potentiell verifierbarhet

Den viktigaste egenskapen hos dokument är att de utgör ett någorlunda persistent minne. Våra mänskliga minnen klingar som bekant av med tiden och är starkt färgade av vår egen upplevelse och personlighet. Det är till exempel därför vi har för vana att skriva protokoll på viktiga möten.

Dokument har en inbyggd struktur, vilket med fördel kan användas av någon som vill samla sina tankar. Håller mitt resonemang? “Det luddigt skrivna är det luddigt tänkta”, brukar man ju säga. Jag finner själv skrivandet som ett sätt att tänka igenom och klargöra vad jag tänker och tycker. Dokumentet kan i detta fall givetvis vara en “mind map”, om man föredrar det.

Till sist kan vissa dokument, uttryckt på formell form, verifieras på ett sätt som inte är möjligt med konversationer. Ett avtal kan till exempel kontrolleras av en bolagsjurist. En testare kan verifiera mot en testspecifikation. Ett dokument i elektronisk form kan användas för att automatiskt verifiera att ett system fungerar som det ska. Vissa dokument kan köras av en dator och kallas då för program.

Hur få ihop detta nu? Det verkar som att jag talar emot mig själv. Min poäng är att vi bör använda dokument på det som de är bra på och slopa dokument på områden där de inte bra. Eftersom dokument är så överskattade råder en kraftig överanvändning av dokument som kommunikationsmedel. Det är ur den aspekten man ska läsa den agila värderingen “[vi värderar] fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation”. Dokumentation är bra (ibland). Överdriven dokumentation är svinn. Svinn kostar pengar.

Inom mitt eget område, systemutveckling, finns tre grundläggande former av dokument:

  1. Arbetsdokument, dokument som tas fram under arbetet för att kommunicera mellanresultat
  2. Leveransdokument, dokument som är del av leveransen till kund
  3. Överlämningsdokument, dokument som krävs för att lämna över arbetet från en grupp människor till en annan, till exempel från ett projekt till en förvaltningsorganisation.

Hur kan vi behandla dessa varianter på ett sätt som utnyttjar vad vi vet om rika kommunikationsformer, men ändå tar bibehåller de goda egenskaperna hos dokument? Jag brukar använda följande tumregler:

  1. Arbetsdokument undviker vi så länge som är möjligt (och lite till). Dessa ersätts nästan helt av minneslappar och konversationer. Här handlar det nästan alltid om att kommunicera och förstå, vilket det finns bättre sätt för.
  2. Leveransdokument behandlas som vilken leverans som helst. Det är en egenskap hos produkten som måste värderas, prioriteras och estimeras som vilken annan egenskap som helst. Fördelen med detta är att det tydligt visar kostnaden av att skriva dokument. Det är inte något som vi bara får “på köpet”.
  3. Överlämningsdokument skriver vi när vi måste, men den verkliga magin är att aldrig sätta sig i en sådan situation. Om vi inte har några överlämningar behöver vi inga överlämningsdokument. Det här tarvar sin förklaring men det får vänta till en annan gång. Om vi ändå måste skapa överlämningsdokumentation är nästa trick att göra den så rik som möjligt. Varför inte filma den mest erfarne systemutvecklaren när denne förklarar hur systemet fungerar i stället för att låta denne skriva dokument?

Låt mig till sist ge några exempel på hur du kan använda dokument på ett klokt sätt:

  • Om du har en kund som misstror dig eller ditt företag tar du självklart anteckningar på alla beslut, något annat vore oklokt (minne).
  • Skriv ned mål, behov och krav på en superenkel form (1-2 meningar) utan detaljer. Se det nedskrivna som en minneslapp för framtida konversationer (minne).
  • För alla möten som du ska leda eller facilitera, tänk inför mötet igenom målet för mötet, vilka punkter som ska diskuteras och i vilken ordning (struktur).
  • Skriv detaljkrav på system och produkter på en form som kan bindas till systemet självt och exekveras automatiskt av ett testverktyg (verifierbarhet).

Jag önskar bara att jag kunde diskutera detta med dig som har läst ända hit i stället för att skriva det…

One thought on “Dokument på rätt sätt

  1. Hej,

    när jag har fastnat i ett problem – t ex ett programmerinsproblem – brukar ofta problemet lösas genom att jag har börjat skriva ett mail om problemet. Det kan vara till en kollega eller till ett forum. Skrivandet har då styrt mig till ett mer strukturellt tänkande. När jag då försökt formulera problemet i textuell form har jag ofta kommit på något som jag inte provat… När jag då provar det så löses ofta problemet utan hjälp!

    Så ofta behöver jag aldrig skriva klart dessa mail!

    Märkligt att egna kunskaper ska behöva gå via Thunderbird innan dom kopplas ihop till en lösning! 🙂

    /Anders

Comments are closed.