Projektledare: Lämna detaljerna till de som kan

I mitt förra inlägg resonerade jag lite kring rollen projektledare (PL). Jag kom fram till att en PL traditionelllt har (minst) tre mycket stora ansvarsområden: Behov och krav, teknisk lösning samt teambyggande. Det känns osannolikt att en individ kan gå i land med allt detta samtidigt. I denna text börjar vi dekonstruera PL-rollen genom att titta närmare på detaljerna.

En traditionell projektledare har alltid två problem: 1. Hur få bästa kvalitet på tidplanen? 2. Hur få alla att sluta upp kring tidplanen? Somliga PL sitter på sin kammare och gör ganttscheman med detaljerade aktiviteter. Många gånger är de inte experter på området. Kanske har de en gång haft den expertisen, men utvecklingen har gått dem förbi. Inom mitt område, systemutveckling, tar det bara ett par år att tappa stinget. Det är leder till planer med stora kvalitets- och trovärdighetsproblem.

De flesta projektledare har dock lärt sig att man ska då ska ta hjälp av övriga projektmedlemmar för att försöka göra en trovärdig plan. Det här ger ett bättre resultat, men fortfarande har projektledaren ägarskap över planen. Ingen i teamet bryr sig nämnvärt om en aktivitet på “den kritiska linjen” blir en dag försenad. Folk glömmer bort planen och rapporterar inte ändringar. Varför skulle de? Det är inte deras plan.

Ett tredje problem, vilket är specifikt för områden där en hög grad av innovativt arbete och kreativitet ingår, till exempel produkt- och systemutveckling, är att exakt vilka aktiviteter som ska ingå för att utföra en uppgift inte är kända förrän man utför dem.

Det kanske låter konstigt men man kan jämföra med att måla en tavla eller, varför inte, skriva en dikt. Ett försök att detaljplanera diktskrivande kan bli något sånt här:

  1. Införskaffa lämpligt material: Papper och skön penna
  2. Skriv dikt
  3. Plocka ihop material

Lite väl hög nivå på steg 2 kanske? Vi gör ett nytt försök:

  1. Införskaffa lämpligt material: Papper och skön penna
  2. Välj ett tema
  3. Välj en titel
  4. Skriv rad 1
  5. Baserat på sista ordet, hitta rimord
  6. Skriv rad 2, med bra rim
  7. (osv till rad 10)
  8. Plocka ihop material

Känns inte klockrent. Jag är, som du märker, inte en professionell poet, men om du skulle fråga en skulle du få samma svar: Diktskrivning emotstår alla försök att bli detaljplanerat. Vårt val står alltså mellan att göra planen på för hög nivå för att vara användbar eller på för detaljerad nivå för att vara korrekt. Oanvändbart eller fel, vilket väljer du?

Mina slutsatser av ovanstående resonemang blir att:

  • detaljplanering måste göras av de som ska utföra arbetet, dvs de verkliga experterna
  • detaljplanering ske vid en så sen tidpunkt som möjligt, för att ge gruppen bästa möjliga beslutsunderlag
  • vi får ödmjukt bereda oss på att ständigt ändra om detaljplanen eftersom det är mycket svårt att förutse exakt hur en kreativ uppgift ska lösas.

Ett annat ansvarsområde som är mycket svårt för en traditionell PL är kvalitets- och processkontroll. Hur är i hela friden ska en PL kunna bedöma, till exempel, kodkvalitet i mjukvara? Även här är många PL inte experter (längre). Även om de skulle äga kunskapen att göra arbetet har de inte tid.

Att instifta kvalitetsprocesser och liknande hjälper kanske en del, men det finns inga processer som automatiskt leder till god kvalitet för en någorlunda komplex tjänst eller produkt. Vid det här laget vet vi att kvalitet i slutänden alltid är ett resultat av individers engamang, noggrannhet och omtanke.

Slutsatsen av detta måste bli att ansvaret för att bestämma hur vi ska arbeta måste ligga hos experterna, dvs de som utför arbetet. Vilka arbetssätt, tekniker, verktyg etc måste beslutas av teamet självt. Ganska självklart är detta egentligen, vem talar om för kirurgen vilken operationsprocedur som bör användas? Men inom produkt- och systemutveckling fattas ofta dessa beslut långt tidigare, ibland så tidigt som på Ullnas hål 14 flera månader tidigare.

Så… ett sätt att avlasta projektledaren något i sitt stora ansvar är att lägga över följande ansvar på teamet eller teamen att lösa i samförstånd:

  • Aktivitetsplanering och estimering av storlek på detaljnivå, dvs hur en uppgift ska lösas och hur stor/svår den är
  • Mätning och kontroll av framdrift: Hur fort går arbetet?
  • Rapportering: Synkronisering av allas bild av status och framdrift
  • Interna processer: Utformning och utveckling av de egna arbetsmetoderna

Till nästa gång tänkte jag försöka skala av ytterligare en stor bit av projektledarens traditionella ansvar, nämligen behov och krav.

2 thoughts on “Projektledare: Lämna detaljerna till de som kan

  1. Även om det anas en viss ilska i artikeln, och liknelsen med diktskrivning är något långsökt då skapandet av konst inte självklart liknas med produktutveckling, även om båda är kreativa processer, så kan jag tänka mig använda den här lite arga artikeln för att få projektledare att reagera och reflektera över sin roll.

    Att helt lämna över förbättring av interna processer till teamet tror jag bara fungerar i mogna team, andra behöver stöd av t.ex projektledare som kan erbjuda teamet verktyg att utveckla sin förbätring med typ övningar, genomtänkta återblicksmöten, teambuilding mm. det tror inte jag uppstår automatiskt i ett vanligt team.

  2. Hej Ulrika! Tack för din kommentar.

    Det skrivna ordet kan vara förrädiskt; det fanns ingen ilska vare sig i mig eller i det jag försökte förmedla när jag skrev inlägget. Min avsikt var snarare vara så analytisk som jag kunde för att härleda uppgifter som bör lämnas åt specialister.

    Du har helt rätt i att många projektgrupper/team behöver stöd och hjälp i det interna förbättringsarbetet. Jag tänkte skriva om det i kommande inlägg. Men ansvaret för hur det sker måste ligga hos specialisterna eftersom kompetensen ligger hos dem.

Comments are closed.