Projektledare: En omöjlig uppgift?

Produkt- och systemutveckling utförs ofta i projektform. Det är rimligt att tro att ett projekt måste ledas av någon och att denna någon måste vara en projektledare. Men det behöver inte vara så. Med agila metoders intåg känns rollen, så som den traditionellt är komponerad, missanpassad till dagens behov. Varför?

Låt oss försöka bryta ned rollen projektledare (PL) och se på vad en sådant traditionellt förväntas göra. Din lista kan se lite annorlunda ut, men i stort tror jag att följande lista bör kännas igen:

  • Planera projektet: Göra tidsplaner
  • Mäta och styra framdriften: Regelbundet kontrollera att planerna håller och vidta åtgärder om så inte är fallet
  • Rapportera: Regelbundet informera chefer och kunder om status
  • Hantera krav: Ha benkoll på kraven och, framför allt, ändringarna samt förmedla dessa till övriga
  • Validera lösningen: Tillse att vi kontrollerar att kraven är uppfyllda
  • Ansvara för kvaliteten i lösningen: Tillse att inga onödiga fel smyger sig in, oftast via en kvalitetprocess
  • Hantera kundrelationen: Sköta projektrelaterad kommunikation med kunden och försöka göra kunden nöjd
  • Etablera en process för arbetet: Tillse att projektgruppen följer organisatoriska eller egenuppsatta standarder för hur arbetet ska utföras
  • Marknadsföra: Berätta om projektet, internt och externt

En del goda projektledare, men verkligen inte alla, försöker även hinna med följande uppgifter:

  • Sätta ihop grupper av människor av rätt kompetens och matchande personligheter
  • Bygga väl fungerande lag, arbeta med teamkänsla, peppa
  • Visionera: Visualisera målet och kommunicera visionen
  • Maximera kommunikation och samarbete, “olja maskineriet”
  • Eliminera hinder för teamet, till exempel intern byråkrati
  • Skydda teamet från oönskad extern påverkan
  • Hjälpa teamet att utvecklas och bli bättre

Puh! Av ovanstående lista förstår vi att rollen som PL är en tuff och krävande roll. Jag har själv arbetat som PL i 4 år och jag har aldrig vara så utarbetat som under den perioden. Ansvaret är tyngande.

Som man kan misstänka är många PL väldigt pressade och hinner helt enkelt inte med allt som de “borde”. Det som vanligen får stryka på foten är givetvis inte kundrelationen, planeringen eller kravarbetet, utan de “mjukare” aspekterna av att leda lag; de aspekterna som återfinns i den lista nr 2 ovan. En annan orsak till detta är att det är ovanligt att hitta både en teambyggande och en kvalitetsfokuserande personlighet inom en och samma person. Många projektledare idag är, eller tvingas vara, “kontrollfreaks”. När det här sker blir projektledaren mest en kontrollant och en politiker. Tyvärr är lista nr 2 väldigt viktig, både för att behålla medarbetare och för att uppnå hög produktivitet och god kvalitet.

Ett problem som jag upplevde som projektledare var att jag fick ett oerhört stort ansvar men inte mycket till befogenhet. Jag skulle göra tidplaner, men jag visste inte exakt vilka aktiviteter som behövdes. Jag skulle mäta och styra men kunde bara mäta mot mina egna planer. Jag skulle se till att kraven blev uppfyllda men jag visste inte exakt vad de innebar eftersom jag inte hade skrivit dem. Jag skulle se till att vi arbetade klokt och rätt, men jag visste inte alltid vad det var eftersom jag inte var expert på alla områden. Jag försökte få medarbetarna engagerade i planerandet, men de ville ju inte göra mitt jobb. Och så vidare.

Jag tror att många PL kan känna igen sig i denna beskrivning. Jag var säkert en ganska dålig PL på den tiden (det var mitt första jobb), men jag vet inte hur mycket bättre jag hade kunnat hantera det idag. Så här i backspegeln känns det mer som att det var sammansättningen av ansvar till en och samma person som var fel.

Sammanfattningsvis: En projektledare, som den uppfattas idag, förväntas vara expert på tre större områden: behov och kravarbete, den tekniska lösningen ned på aktivitetsnivå och teambyggande/ledarskap. Vilket för oss till pudelns kärna: Är det rimligt att ha alla dessa ansvar i en person? Är det ens fysiskt möjligt att klara av detta inom en och samma individ? Om inte, hur kan vi fördela arbetet på ett annat sätt?

I mitt nästa inlägg tänkte jag försöka beskriva ett alternativt sätt att fördela ansvaret och ge lite råd till dig som är projektledare idag, speciellt inom produkt- och systemutveckling.

2 thoughts on “Projektledare: En omöjlig uppgift?

  1. “det är ovanligt att hitta både en teambyggande och en kvalitetsfokuserande personlighet inom en och samma person.”

    Är det? kanske är det bara så att traditionella projektledare har tvingats in i sin omöjliga roll av tradition.. om de bara fick inblick i och uppmuntran till alternativa uppgifter och utvecklingsmetoder kanske många av dem skulle vara just teambyggande och kvalitetsmedvetna personer? Det är nog vad många PL’s helst skulle vilja vara om de bara fick rätt verktyg att jobba med = inte gantt-scheman som kanske är det enda de känner till..

  2. Hej Ulrika! Tack för kommentaren!

    Jag håller med. Visst är det så att PL av tradition och organisationskultur belönas för ett visst beteende. Precis som jag skrev: “Många projektledare idag är, eller tvingas vara, “kontrollfreaks”.”

    Jag är ingen rekryteringsexpert eller psykolog men folk har olika styrkor och svagheter. Ofta är det så att om man tycker att relationer och det sociala är viktigt så är man inte speciellt stark på analys och detaljer. Man tycker inte att det är det viktiga. Och vice versa. Visst förekommer personer som är starka på båda områden men jag tror att det är ovanligt.

Comments are closed.