I mitt jobb som konsult möter jag många kompetenta grupper och team och en observation som jag har gjort är att många av dem beklagar sig över alla aktiviteter som inte handlar om att skapa direkt värde, till exempel planering av arbetet, företagsmöten eller övningar för att lära känna sina kollegor bättre. Dessa företeelser ses med illa dolt förakt, motarbetas och beskrivs som “trams” eller “onödig administration”.
Det här är intressant, tycker jag, för jag ser det inte på det sättet. Om du är en person som ogillar alla former av möten och kanske känner igen dig i detta, skulle jag vilja erbjuda ett alternativt sätt att se på saken och en metafor som kanske kan vara användbar.
Alla former av arbete, om det inte är hitte-på-jobb, går ut på att skapa värde för någon, t.ex. en kund eller medborgare. I en ideal värld är jag som individ så kompetent att jag kan skapa det värdet helt på egen hand. Som ett tankeexperiment kan vi föreställa oss en kund som beställer en burk läsk. Eftersom jag är mycket kompetent på alla områden som behövs och kapabel att utföra alla moment åker jag iväg och bryter malmen. Därefter utvinner jag metallen, valsar den och skär till en burk. Sedan formar jag och trycker burken (med min egen design). Jag odlar vidare alla ingredienser till läsken, inklusive framställer och buteljerar kolsyra, tillverkar läsken, tappar den på burk, försluter den och ger den till kunden. Enkelt!
Det här är möjligen ett roande scenario, men, som exemplet kanske illustrerar, oftast helt orealistiskt idag. Det mesta är för komplicerat, oavsett om vi tillverkar något efter ritning eller utvecklar något nytt. Nästan alltid behöver vi andra människor, team eller till och med andra organisationer för att effektivt kunna skapa värde.
När vi är beroende av andra människor eller organisationer uppstår en konsekvens. Vi måste börja förhålla oss till och reagera på andra människor och vad de gör. De har ju samma rätt som vi till ett meningsfullt arbete. Det här stjäl en del av vår tid. Plötsligt kan vi inte lägga all vår tid på värdeskapande arbete. Men vad är alternativet?
Jag tänker att det här är som vanligt i livet; för att få tillgång till något som du vill ha måste du betala något. Då dras mina tankar till företeelsen skatt.
En skatt i vanlig mening är ju en del av din eventuella inkomst som du måste betala för att få vara en del av samhället och åtnjuta dess utbud som respekterad medborgare. Du kanske inte gillar skatten och försöker att minimera den, men du kommer inte ifrån att betala den hur du än slingrar dig. Och skatten används, i bästa fall, för att just skapa de här fördelarna som du innerst inne vill ha och behöver; en skola som fungerar för dina barn, sjukvård när du får ett elakt virus och en brandkår som släcker branden i ditt hus.
In this world nothing can be said to be certain, except death and taxes.[1]
Benjamin Franklin
Vi har en liknande situation här. Vi får någonting värdefullt, till exempel att klara av ett arbete som vi aldrig skulle fixa på egen hand. Men, vi måste också betala något. Och det finns inget sätt att komma undan det. Skatten som vi betalar kan absolut, i vissa fall, vara överdriven och onödig, men även i många fall helt nödvändig för att skapa det som du innerst inne behöver och till och med vill ha.
Låt oss titta på ett exempel för att göra det tydligare vad jag svamlar om.
Teamskatt Situation: Vi är flera personer som arbetar tillsammans i ett team (lag). Tillsammans har vi kompetens inom de områden som behövs för att utföra teamets uppgift. Som team har vi gemensamma mål och ett ömsesidigt beroende av varandra. När gruppen mognar klarar vi av mer och mer, blir mer oberoende av andra. Vi kan verkligen njuta av vår gemensamma skicklighet. Vinst: Vi klarar av betydligt mer än ensamma. Vi får åtnjuta glädjen av att lyckas tillsammans, uppmuntran och stödet från lagkompisarna och trösten av att inte vara ensamma när vi misslyckas. Skatt: Skatten som vi måste betala är tid för aktiviteter för att styra teamets arbete samt för att skapa och bibehålla ett fungerande lag och arbetsklimat. Exempel: Definiera mål för teamet på olika horisont, planera kommande veckas arbete, regelbunden arbetskoordination, involvera de som vill i en kreativ session, en middag med teamet efter arbetsdagens slut, reda ut en konflikt, förbättringsmöten och experiment för att förbättra hur vi levererar värde.
Skatten är alltså allt det som vi måste göra för att ens ha ett lag och kunna samarbeta till fullo. Det är inget att fnysa åt, tycker jag.
En del av oss förefaller helt omedvetna om de här “skatterna” och verkar leva i illusionen att situationen med totalt oberoende, där vi kan lägga all tid på att bara… “jobba”, på nåt sätt borde vara verkligheten. All tid och alla aktiviteter som ingår i skatten ses som en kränkning av deras personliga frihet.
Saken är dock den att den inte går att undvika. Det tjänar lika lite till att bli arg på skatter som att hytta med näven åt motvinden. Det är vad det är. Vill vi ha fördelarna måste vi betala skatten.
Det finns naturligtvis en poäng i att hålla teamskatten låg, men vi måste vara medvetna om att om vi börjar “skattefiffla” kommer konsekvenserna att bli mångdubbelt värre. I förlängningen kan det leda till att du i praktiken inte har något team.
Det är inte bara för team som den här typen av “skatt” förekommer. Här följer några andra exempel på sådana här “skatter” i organisatoriska sammanhang.
Värdeströmsskatt Situation: Vårt team ingår i en större värdeström, ett nätverk av flera team eller organisationer som skapar värde från behov till kund. Det som vi skapar tillsammans har ett känt kundvärde. Vinst: Vi får vara med i ett sammanhang som kan ta något hela vägen, från signal om produktion till något som kan användas för att göra en kund nöjd. Det här är en källa till upplevd mening och stolthet. Skatt: Skatt för detta som vi måste betala är tid för att styra hela värdeströmmens arbete samt hålla ihop denna. Exempel: Koordination och synkronisering med andra team och personer i värdeströmmen, anpassning av din egen arbetstakt för att matcha takten i värdeströmmen, bredda din kompetens för att kunna stötta i flera steg i värdeströmmen, förbättringsarbete kring värdeströmmen genom att optimera flödet.
Komplexitetsskatt Situation: Liknande situation som värdeströmsskatten, med det tillägget att det finns hög osäkerhet kring vad som utgör värde för kunden samt hög grad av förändring. Ett annat ord för detta är komplexitet. Ju högre osäkerhet och förändringstakt, desto högre skatt. Även den mest effektiva värdeström kan vara värdelös om den producerar saker som inte har något värde för kunderna. Vinst: Samma som för värdeströmsskatt, men med det försvårande momentet att det klaras av under stor osäkerhet och förändring, vilket är en sann bedrift av de som lyckas bra. Skatt: Skatten kommer i form av tid för aktiviteter för att reducera osäkerheten och hantera förändringstakten. Främsta bland dessa är utforskande av behov samt anammandet av iterativa och experimenterande arbetssätt. Exempel: Studier av användare och deras behov, utformning och genomförande av produktexperiment, analys av data och tänkande för att skapa insikter, uppdelning av arbete i små delar, förbättringar av hur vi utför detta arbete i syfte att snabba på vårt lärande.
Organisationsskatt Situation: Vi är många personer i samma organisation; en juridisk konstruktion och metafor med ett syfte att skapa värde för kunder eller medborgare. Vinst: Att få vara medlem i en organisation och få alla de fördelarna som det medför, exempelvis en fast månadslön, ett fint kontor samt olika interna tjänster som står fritt att bruka. Skatt: Här ingår allt som du måste göra för att harmonisera, koordinera, skapa enhetlighet och bygga lagkänsla kring större organisatoriska enheter. Exempel: Onboarding kring organisationskultur med nya medarbetare, statusmöte för det stora GDPR-projektet, kick-off-dag med avdelningen, företagsmöte med information om hur organisationen fungerar i olika dimensioner, skapa enighet kring vår strategi framåt, sommarfest med hela företaget, kontroll på ekonomin, att vi inte överskrider våra tillgångar.
Med dessa exempel hoppas jag att det har blivit mer tydligt för läsaren vad jag menar med skatt i det här sammanhanget. Låt oss nu göra några reflektioner kring vad det betyder.
En del av oss kanske upplever ordet skatt som ett till allt överskuggande del negativt laddat ord. Som kanske framgår här försöker jag bortse från vad jag hörde min far säga när jag var 8 år utan i stället försöka se på skatt från ett mer neutralt perspektiv. Skatt kan ju upplevas som negativt ur den egoistiskes perspektiv (“Vad får jag för pengarna?”), men skapar också helt nödvändiga och i många fall goda samhällsmekanismer. Skatt i sig är ju bara ett verktyg, den är varken ond eller god – den bara är. Frågan är mer hur vi använder resurserna (pengarna, timmarna).
Precis som med samhällsskatt kan det givetvis vara så att skatten kan användas på ett klokt eller mindre klokt, eller till och med galet, sätt. Onödig och hindrande struktur och process, även känt som byråkrati, skulle vi helt enkelt kunna se som oklok användning av organisationsskatten. I USA har organisationsskatten beräknats till 3 triljoner dollar per år[2]. Det går enkelt att hitta liknande exempel för övriga skatter:
- En oklok användning av teamskatten skulle kunna vara att samlas en timme varje morgon för att prata om alla som pågår.
- En mindre intelligent användning av värdeströmsskatten kan vara att införa projektledare för att koordinera arbetet i värdeströmmen.
- En obegåvad användning av komplexitetsskatten vore att ägna månader åt att förstå kundbehov och skriva ner det i en produktspecifikation.
Bra användning av skatt är till sådant som många berörda behöver. För ett team kan det vara att sätta meningsfulla, gemensamma mål, lösa konflikter på ett produktivt sätt eller lära sig att jobba bättre tillsammans. Och många andra saker. Det är helt essentiella uppgifter för att få ihop ett team och bör inte ses som onödiga, “administrativa” uppgifter. Och ju skickligare vi gör dem, desto mindre behövs de.
Nästa gång du utsätts för en sådan här skatt, prova att inte direkt himla med ögonen eller dra nåt skämt om möten för att visa för alla hur idiotiskt du tycker att detta är. Fundera i stället på vad det är för slags skatt. Om det är en nödvändig skatt som ger dig något som du egentligen vill ha, överväg att göra ditt bästa på mötet, för att få riktigt bra effekt av skatten. Om det verkligen är en oklok skatt, överväg vad du skulle kunna göra för att förändra situationen framöver.
[1] Death and Taxes (idiom)
[2] The $3 Trillion Prize for Busting Bureaucracy (and how to claim it)
